Santé Intégrée est une organisation axée sur les données. Le suivis et l’évaluation de notre programme a toujours été une priorité car cela nous permet d’améliorer la qualité de nos activités. Pour ce faire, nous avons mis en place un processus de collecte de données de haute qualité, fiable et sécurisé. Cependant, au fur et à mesure que l’organisation s’est développée, tant au niveau du nombre d’employés que du nombre de patients, notre processus initial de collecte de données est rapidement devenu obsolète. Alors que nous nous développions, nous avons tiré les leçons de note expérience et avons progressivement mis en œuvre des changements pour que la collecte et l’analyse des données s’adaptent à notre objectif. Aujourd’hui, nous disposons d’un nouvel outil qui facilite la collecte et la saisie des données, les sécurise et les rend facilement accessibles.
Signer la fin des feuilles Excel
Lorsque nous avons lancé le Programme de soins primaires intégrés, nous collections et analysions les données à l’aide de feuilles Excel. Chaque mois, l’équipe de suivi, d’évaluation et d’amélioration de la qualité (SEAQ) centralisait et analysait les données que les agents de santé communautaires (ASC) recueillaient sur le terrain.
Si ce processus précoce de suivi et d’évaluation nous a permis de suivre nos progrès, la quantité de données est devenue trop importante pour continuer à les traiter avec des feuilles Excel. La nécessité d’un nombre croissant de feuilles a également entraîné des pertes de données et des problèmes de sécurité. En tant qu’organisation traitant des données médicales sensibles, nous avions la responsabilité de faire mieux et de préserver la confidentialité et la sécurité des données de nos patients.
En 2018, le gouvernement du Togo a introduit le système d’information démographique et sanitaire du Togo II (DHIS2), un outil de collecte de données visant à centraliser les données sanitaires à l’échelle nationale. Si les autorités sanitaires togolaises ont pu prendre des décisions mieux informées grâce au DHIS2, Santé Intégrée a tout de même été confronté à des problèmes de gestion des données. Les infirmières en chef n’enregistraient pas systématiquement les données fournies par les ASC dans le DHIS2, et nous n’étions pas en mesure de suivre les indicateurs spécifiques à notre programme. Nous nous sommes rendu compte que nous avions besoin de notre propre outil de collecte de données.
Inauguration d’un nouvel outil de collecte de données
Les équipes E-Health et SEAQ ont travaillé ensemble pour développer une plateforme facile à utiliser et sécurisée, inspirée du DHIS2 mais conçue pour collecter des indicateurs spécifiques à Santé Intégrée. Après une longue série de tests et de corrections de bugs, la plateforme est désormais prête à être utilisée sur le web et sur les appareils mobiles. Les deux équipes ont travaillé à la numérisation des formulaires de rapport sur papier utilisés par les mentors cliniques et les superviseurs des ASC. Les formulaires ont été numérisés en utilisant DHIS2 et ont été conçus pour se synchroniser directement avec l’instance de l’entrepôt de données de Santé Intégrée.
Le nouvel outil de collecte de données est donc plus fiable. Les données saisies sont mises automatiquement à la disposition de l’équipe SEAQ en temps réel, ce qui rend l’analyse et la visualisation des données plus rapides et plus faciles. Les données problématiques peuvent également être signalées, ce qui améliore la qualité globale du système de collecte de données de Santé Intégrée.
Les équipes E-Health et SEAQ organisent actuellement des formations pour les mentors cliniques et les superviseurs des ASC sur la manière de saisir les données sur la nouvelle plateforme. Notre ingénieur logiciel E-Health senior, Kossi Tsolegnagbo, qui dirige ces formations, explique :
« Bien qu’il y ait encore quelques bugs à corriger, nous sommes fiers du fait que nous développons un outil de collecte de données fiable qui aidera Santé Intégrée à obtenir un accès complet aux données plus rapidement et de manière sécurisée. Cela permettra de réduire considérablement l’utilisation du papier, de réduire la marge d’erreur dans la saisie des données et d’éviter la perte de données. »